¿Es posible hacer que un usuario de Office 365 acceda a una página de SharePoint Online y ésta le muestre dinámicamente los Grupos de Office 365 a los que tiene acceso mediante vínculos? La respuesta es SI. ¿Cómo? Pues mediante el uso de las páginas clásicas de SharePoint Online y el Web Part «Content Search Web Part».
Veamos, paso a paso, cómo hacerlo:
- Vamos al Sitio de SharePoint Online en el que queremos implantarlo y creamos una página Clásica. En «Páginas del Sitio» desde «Contenidos del Sitio» (asegurándonos de que estamos en la versión clásica).
- Le damos a ‘Nuevo’, le ponemos un nombre y la guardamos:
Editamos la página y le añadimos el «Content Search Web Part». Para editar la página tenemos el enlace arriba a la derecha:
Al editar la página, nos aparecerá la cinta de Opciones arriba a la izquierda:
- Nos colocamos en la pestaña «Insert»
- Vamos a «Web Part» y nos aparecerán todas las categorías
- Usaremos la categoría «Content Rollup»
- Seleccionamos «Content Search»
- Hacemos click en el Botón «Add» para añadir el «Web Part» a la página:
- Veremos que nos lo añade:
Ahora vamos a editar la configuración de la consulta, pero para ello, primero tenemos que editar el «Web Part»:
- Si pasamos el ratón por encima de la esquina superior derecha del marco del «Web Part», veremos como aparece un desplegable y una de las opciones del mismo será la de editarlo:
- Al hacer esto nos aparecerá un cuadro de diálogo en el lateral derecho de la página (arriba del todo de la misma), con un botón llamado ‘Change Query’:
- Haciendo click en él veremos una ventana con todas las opciones de configuración de dicha ‘Query’ ó consulta:
- Antes de hacer nada, cambiaremos a las opciones en el modo avanzado o «Switch to Advanced Mode», y en «Query text» pondremos esto (sustituyendo <vuestro dominio> por el que tengáis):
path:https:\\<vuestro dominio>.sharepoint.com WebTemplate:GROUP
- Veréis que la URL es la de la ‘Root Site Collection’ o colección de Sitios Principal.
- Le estamos indicando que busque cualquier sitio que use la plantilla ‘GROUP’.
- En realidad nos estará buscando en todo nuestro Tenant colecciones de sitios que usen esta plantilla, es decir, colecciones de sitios de Grupos de Office 365.
- Al realizarlo mediante una búsqueda, mostrará solamente las colecciones de sitios a las que tenga permisos. Este es el motivo de realizarlo mediante este «Web Part»:
- Podemos probar la «Query» y ver que devuelve resultados correctamente, ya que mi usuario no tiene acceso a todos los grupos de Office 365 y sé que tengo más de 35.
- Podemos filtrar los resultados, ordenarlos, etc… usando el resto de pestañas. En mi caso, sólo las he ordenado:
- Aceptamos y se guardará la configuración de la «Query».
Ahora vamos a continuar editando la configuración del «Web Part». Volveremos a ver el cuadro de edición del «Web Part» y lo cambiaremos un poco (esto ya es al gusto de cada uno):
- En mi caso le digo que muestre 10 resultados, le daré la opción de «Paginar los resultados» y usaré la plantilla de «Dos líneas» (Hay forma de personalizar estas plantillas, incluso de mostrar los resultados en forma de «Tiles» estilo «Promoted Links», aunque son limitadas las que ofrece por defecto el CSWP de SharePoint):
- Aplicamos, le damos a «OK» y guardamos la página:
Probamos con dos usuarios distintos para ver que la misma página muestra los Grupos de Office 365 a los que pertenece cada uno de ellos:
- Primer usuario RR:
- Segundo usuario AB:
De esta forma conseguimos tener una página en SPO en la que, cuando accedan los usuarios, se les mostrará un «Web Part» basado en búsquedas, con los enlaces a las Colecciones de Sitios de Grupos de Office 365 a las que solamente ellos tengan permisos.
Un saludo, Raúl.
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