En referencia al artículo oficial: https://docs.microsoft.com/es-es/sharepoint/viva-connections

Configurar y tener las conexiones Viva en la aplicación de Microsoft Teams, nos ofrece la posibilidad de tener nuestra Intranet de SharePoint Online integrada en la propia aplicación, como si se tratara de una aplicación más.

Vamos a ver paso a paso todo lo que debemos hacer, tanto en SharePoint como en Teams para conseguirlo, ya que en la teoría siempre se ve todo bien, pero es cuando pruebas las cosas cuando empiezan a surgir las dificultades.

Además, vamos a dar un breve repaso a todo lo que vamos a necesitar y a todo lo que debemos tener en cuenta para hacerlo:

• Necesitamos permisos de administrador de SharePoint (o superiores) para crear la aplicación de escritorio «Conexiones Viva de Teams» en PowerShell y permisos de administrador de Teams (o superiores) para aplicar la app en el Centro de administración de Teams.
• Conexiones Viva para escritorio aún no se admite en la aplicación móvil de Teams.

Como recomendación y para evitar problemas de visualizaciones, se recomienda que se usen los sitios de comunicación de SharePoint como Sitio Principal, ya que son los que permiten que se puedan configurar como sitios principales y posteriormente habilitarles la navegación global.

También es recomendable que demos permisos a dicho Sitio a toda la Organización para que todos puedan ver la Navegación en Teams.

Y una serie de recomendaciones más que nos ofrece el artículo:

• Solo se pueden ver las páginas y sitios de SharePoint modernos en Teams. El resto del contenido se abrirá en un explorador.
• La navegación global en la barra de aplicaciones de SharePoint debe estar habilitada para que los recursos de SharePoint se muestren en la barra de aplicaciones de Microsoft Teams para Conexiones Viva.
• Los vínculos del menú de navegación global pueden estar dirigidos a la audiencia para que aparezca contenido específico en ciertos grupos de personas. La configuración de la identificación de audiencia en el menú de la navegación global de SharePoint pasará a la navegación global en Teams.
• Las personalizaciones de búsqueda aplicadas a los sitios de SharePoint se aplicarán a los resultados de la búsqueda en Teams cuando se encuentre en el sitio principal. Todos los encabezados de sitio listos para usar de SharePoint son compatibles con el escritorio de Conexiones Viva. Sin embargo, si modifica el sitio de SharePoint para quitar o cambiar significativamente el encabezado del sitio, puede que estas acciones contextuales no estén disponibles para el usuario.
• Conexiones Viva se anunció originalmente como la aplicación del sitio principal.
• Conexiones Viva para dispositivos móviles estará disponible en el verano de 2021 e incluirán mejoras de la configuración general y de la experiencia de implementación.
• El script de PowerShell de Conexiones Viva para escritorio está ahora disponible en el Centro de descarga de Microsoft.

Configurar un sitio principal de SharePoint

Pues vamos al lío. Primero de todo vamos a crear un sitio de Comunicación nuevo al que llamaremos ‘Sitio Principal’ con la url ‘sitio_pral’ siguiendo las buenas prácticas de no poner espacios en blanco ni letras con acentos u otros caracteres especiales en las url.

Para ello vamos a nuestro Centro de Administración de SharePoint como administradores globales o de sharepoint en nuestro tenant de O365 (https://nuestrodominioinicial-admin.sharepoint.com).

Le damos al botón de ‘Crear’ en Sitios > Sitios Activos y escogemos el Sitio de Comunicación, Idioma, Propietarios del Sitio, Etiquetas de confidencialidad, zona horaria, descripción y capacidad, a vuestro criterio y si es que así lo tenéis configurado:

En este punto deberíamos tener presente que antes de seguir deberíamos planear nuestra estrategia de IT y de Comunicación a la hora de diseñar este sitio, tal y como indica este artículo https://docs.microsoft.com/es-es/SharePoint/home-site que explica todo lo que debemos saber acerca de los Sitios Principales de SharePoint, que por cierto, no tienen nada que ver ni con el Sitio Raíz ni con los Sitios Concentradores ni con la página Landing de SharePoint.

Aspectos como el diseño a seguir y las plantillas a utilizar, la segmentación de las audiencias para adaptar distintos resultados en función de dichas audiencias, gestiones de aprobaciones de contenido, análisis de los elementos web necesarios y extensión de los mismos en caso de ser necesario a través del SharePoint Framework (SPFx), gestión de sitios concentradores, etc… serán decisivos en esta fase antes de poder seguir.

También tenemos la opción de establecerlo como sitio concentrador, lo cual determinará más adelante el comportamiento de la navegación, tanto en SharePoint como en Teams.

Nosotros para el entorno de pruebas no vamos a realizar esta parte del trabajo y tampoco vamos a establecerlo como un sitio concentrador, limitándonos a la navegación global en las conexiones de Viva en Teams.

Así que vamos a seguir estableciendo este Sitio como Sitio Principal. Para ello es necesario PowerShell.

Para la conexión a SharePoint Online, podemos consultar este artículo:

https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/sharepoint/sharepoint-online/connect-sharepoint-online?view=sharepoint-ps

Usaremos este comando para hacerlo:

     Set-SPOHomeSite -HomeSiteUrl <siteUrl>

Y pondremos la url del sitio que hemos creado. Cuando lo hagamos nos dará este mensaje:

Y posteriormente podemos consultarlo con este otro comando:

     Get-SPOHomeSite

Vemos el resultado:

Al cabo de unos minutos, veremos que al acceder al sitio tendremos una opción en el menú de opciones que es el de la configuración de la Navegación Global.

Habilitar la navegación global y personalizar los vínculos de navegación

Si accedemos a esta opción, podremos configurar dicha navegación global que es la que utilizará Viva Connections en Teams después:

Tenemos la posibilidad de establecer un logotipo, a poder ser que sea una imagen del tipo .png para que se ajuste bien a cualquier tipo de tema o de color, tanto en SharePoint como en Teams. Podemos establecer un título, cuanto más corto mejor, y nos da dos posibilidades de configuración de la navegación: la del Home Site o la Global.

Hecho esto y al cabo de unos pocos minutos, habremos configurado un Sitio Principal en SharePoint y habilitado la navegación global que ya funcionará en todos los sitios modernos que tengamos en SharePoint.

Pasaremos, de ver esto:

Que es el nuevo navigation pane o panel de navegación de SharePoint, donde la casita nos lleva a la landing page o página de aterrizaje de Sharepoint.

A ver esto otro:

Donde ya aparecerá nuestro logotipo y nuestra navegación global todavía no configurada.

Si regresamos a la configuración de la navegación global, podremos ver que hay un enlace para editarla:

Veremos que, si accedemos, nos abrirá el panel de navegación derecho con posibilidad de edición, ahí podremos establecer los lugares que queremos tener disponibles a nivel de navegación global, internos de SharePoint o Externos, pudiendo establecer jerarquías en dicha navegación, con las opciones e incluso arrastrando y soltando (drag and drop) los enlaces de la navegación para colocarlos adecuadamente según nuestras necesidades.

Pongo una captura de lo que he configurado yo en dicha navegación:

Crear un paquete de aplicación de Conexiones Viva en PowerShell

Según relata el artículo, el administrador de SharePoint necesita descargar y ejecutar el script de PowerShell desde el Centro de descarga de Microsoft para crear el paquete de escritorio de Conexiones Viva. Tenemos que asegurarnos de que utiliza la versión más reciente de la herramienta del Shell de administración de SharePoint antes de ejecutar el script.

Descargamos el script de PowerShell de escritorio de Conexiones Viva. 

Proporcione información del espacio empresarial y del sitio para crear el paquete

Si accedemos al enlace del script, nos descargaremos un archivo .zip que extraeremos en nuestro equipo. Dentro de la carpeta extraída, tendremos el siguiente archivo: Viva-connections-desktop.ps1 de PowerShell.

Abriremos nuestra consola de PowerShell ISE de 64 bits como administradores y una vez dentro, abriremos dicho archivo ps1.

Hecho esto, ejecutaremos el script con un F5 y nos irá preguntando lo que hemos indicado arriba, así que le vamos dando todos los datos.

Lo primero que nos pide es la url de nuestro sitio principal, una vez puesta nos pedirá que nos acreditemos como administradores globales o de Sharepoint en nuestro tenant.

Si todo está bien y el usuario introducido tiene los permisos indicados, podremos seguir, indicando el nombre de la aplicación que queremos empaquetar. Utilizad nombres cortos. ‘Intra RSR’ es el que usé yo. Veréis que cuando lo escribís es como si lo estuviera interpretando como código y si hay espacios en blanco parece como si fueran cosas distintas, pero no hay problema, escribidlo tal cual, sin comillas ni nada. Pasará lo mismo con las descripciones cortas y largas.

Después os pedirá si queréis poner un enlace a una política distinta a la que tiene Microsoft para las apps, si es así, identificáis el vínculo, sino simplemente «intro».

Lo mismo con los Términos de Uso, o ponéis un vínculo a uno que queráis vosotros y que ya tengáis para vuestra Organización, o «intro» para que deje el de Microsoft por defecto.

Luego tenemos que identificar el Nombre de vuestra Organización y vuestra página web. Como yo no tengo, he puesto la del sitio raíz de SharePoint.

Después os abrirá dos veces el explorador de archivos para que le indiquéis dónde están los iconos que vais a usar. Si vais a usar el mismo icono para el tamaño pequeño como para el grande tal y como he hecho yo, haced una copia del archivo y ponedle otro nombre, porque si dejáis el mismo el script os devolverá un error, aunque termine el proceso. Advertencia y recomendación: usad archivos .png y, en este caso, de color claro u oscuro dependiendo del color de fondo que esté usando Teams. Yo tengo el mismo icono en blanco y en negro, en SPO he usado el negro y en Teams voy a usar el blanco, aunque después de algunas pruebas creo que da igual porque el mismo Teams hace el contraste cuando cambiamos la forma de visualización.

Si todo está bien os devolverá un mensaje así:

• Your Viva Connections desktop app has been successfully created! Please find the app manifest in location ‘C:\Users\RaulSoler\Desktop’, filename ‘Intra RSR’.zip.
  
  Please upload this app in Teams Admin Center to proceed.

Eso significa que ya tenemos el package listo para poder subirlo a Teams desde el Centro de Administración de Teams.

Cargue el paquete de escritorio de Conexiones Viva en el Centro de administración de Teams

Vamos al Centro de Administración de Teams > Apps, administrar aplicaciones:

Simplemente tendremos que darle a cargar el archivo de la aplicación que nos ha generado PowerShell:

Seleccionaremos el .zip y nos subirá la aplicación:

Hecho esto, ya es decisión de cada Organización, si queremos anclarla a las aplicaciones de Teams para todos los usuarios, para algunos o a ninguno.

Yo he decidido anclarla a todos los usuarios, para que todo el mundo lo tenga cuando accedan a Teams. Para ello he editado la política global para las aplicaciones agregando esta aplicación:

Una vez agregada la muevo hacia arriba para que les aparezca como la primera aplicación de Teams:

Y este es el resultado final en Teams con la conexión VIVA, que nos permitirá usar la navegación global de SPO, acceder a mis sitios, a sitios frecuentes y a las noticias.

A partir de aquí, todos los cambios que hagamos en nuestra navegación global de SharePoint, tendrán su replicación en Teams.

Si hemos añadido enlaces externos o enlaces a páginas clásicas o a páginas que no pueda abrir la aplicación de Teams, los abrirá en el navegador que el sistema tenga establecido por defecto, y eso puede causar problemas de credenciales si ya tenemos sesiones abiertas en dicho navegador con otras credenciales (veremos que nos deniega el acceso si se requiere).

Y esto sería todo. Muchas gracias por visitarnos. Un saludo!