GROUPIFY o Cómo conectar Colecciones de sitios clásicas a los Grupos de Office 365

Hola, en este nuevo artículo os hablaré de una reciente característica de los Grupos de Office 365 y sus Colecciones de Sitios de SharePoint asociadas.

Ya llovió bastante desde que Microsoft apostó por los nuevos Grupos de Office 365. Hemos vivido numerosas modificaciones y seguro que viviremos muchas más, pero en esta ocasión veremos una nueva característica: «GROUPIFY o Cómo conectar Colecciones de sitios clásicas ya existentes a los Grupos de Office 365».

Para las personas que ya llevamos un tiempo trabajando con Office 365 en general y con SharePoint en particular, puede que ya tengamos Colecciones de Sitios Clásicas, con sus permisos, sus contenidos, etc. Y sin ninguna duda nos resultará atractivo poder trabajar con Grupos de Office 365 para disponer de un buzón de grupo, páginas modernas, calendario común, trabajar con usuarios internos y externos, etc. Y más aún… al poder asociar esa Colección de Sitios a un Grupo de Office 365, también podremos usarlos después en Teams.

Llegados a este punto nos haremos esta pregunta: ¿Y qué hago con mi Colección de Sitios? Porque si creo un Grupo de Office 365, tendré una nueva Colección de Sitios y tendré que recrear permisos, mover el Contenido, maquetar páginas de nuevo, invitar otra vez a los usuarios externos, etc. Pues bien, con esta característica, podremos usar esta Colección de Sitios para asociarla a un nuevo Grupo de Office 365 y posteriormente crear un Team basado en ese Grupo de Office 365, aprovechando todo ese trabajo previo.

Sin embargo, tenemos que comentar sus limitaciones y condiciones antes de proceder:

El usuario que lo haga, deberá ser Administrador de la Colección de Sitios.
En las ‘Release Preferences’ del perfil de la Organización, deberá estar incluido en el grupo de usuarios ‘Targeted release for selected users’, para que le aparezca la opción en la interfaz, ya que todavía no está disponible para todos los usuarios. Sin embargo, si hemos limitado la creación de Grupos de Office 365 en nuestra Organización, aunque el usuario esté en este Grupo y vea la opción, si no forma parte del Grupo de Seguridad junto con los usuarios a los que permitimos crear Grupos de Office 365, no podrá proceder a la conexión.
Si la conexión de grupos se ejecuta a través de la interfaz de usuario, se encontrará disponible solamente para la plantilla de ‘sitio de equipo’ o ‘Team Site’ (STS#0).
Podremos conectar Colecciones de Sitios Clásicas a Grupos de Office 365 mediante dos sistemas, por la propia interfaz Online o mediante PowerShell.
Deberemos hacerlo desde una página clásica. Si hemos incorporado páginas modernas, no nos aparecerá la opción en la interfaz.
Por el momento, no es posible usar la experiencia moderna de página en sitios donde se hayan activado las funciones de publicación clásicas, así que en este tipo de Colecciones de Sitios, no será posible conectar Grupos de Office 365.
Un Administrador Global o de SharePoint, debe permitirlo desde el Centro de Administración de SharePoint: Settings > Connections from sites to Office 365 groups > marcar: Allow site collection administrators to connect sites to new Office 365 groups.
La opción ‘Conectar a un nuevo Grupo de Office 365’ solo está disponible para colecciones de sitios de primer nivel. No es posible conectar subsitios a grupos de Office 365.

Una vez procedamos, ocurrirán una serie de cosas en la Colección de Sitios:

Se creará un nuevo grupo de Office 365, que se conectará a la colección de sitios ya existente.
Se creará una nueva página principal moderna en el sitio y se establecerá como página principal del sitio.
Los propietarios del grupo ahora serán los administradores de la colección de sitios.
Se agregarán los propietarios del grupo al grupo de propietarios del sitio.
Los miembros del grupo se agregarán al grupo de miembros de su sitio.
Si teníamos otros grupos de permisos con usuarios, éstos también se conservarán.
Si teníamos permisos exclusivos en la Colección de Sitios, éstos se conservarán.
Se conservarán también las roturas de permisos en donde las hubiéramos establecido (yo lo he probado en una Colección de Sitios con rotura de permisos en una Lista y en un subsitio, y tras la conexión éstos se conservan intactos)
Si se crea el nuevo Grupo de Office 365 como ‘Público’, en los Permisos del Sitio, se añadirá al grupo ‘Everyone except external users’ a los Integrantes de la Colección para que así todos los usuarios de la Organización puedan acceder a la Colección de Sitios asociada al Grupo.

Por si nuestro entorno es complejo por la cantidad de Colecciones de Sitios existentes y por la diversidad de las plantillas usadas en las mismas, disponemos de una herramienta muy útil que nos simplificará el análisis y nos facilitará la transición en bloque:

Herramienta de ayuda para analizar todo nuestro entorno de SharePoint:
https://github.com/SharePoint/PnP-Tools/tree/master/Solutions/SharePoint.Modernization

Y algunas capturas descriptivas:

Opción en la Interfaz:

Si somos miembros del grupo de seguridad creado para limitar las personas que pueden crear grupos de office 365, al darle a esa opción, veremos el botón ‘Empecemos’:

Si no somos miembros del grupo de seguridad creado para limitar las personas que pueden crear grupos de Office 365, al darle a esa opción, no veremos el botón ‘Empecemos’: