Una de las conocidas desventajas de SharePoint Online es que no tiene Timer Jobs. Cuando queremos que, de forma automática, se realicen determinadas tareas cada cierto tiempo, dependemos de soluciones más complejas, normalmente aptas para desarrolladores y, por tanto, costosas de aplicar… hasta ahora.

Con Flow tenemos la posibilidad de automatizar tareas, permitiéndonos realizar algo tan básico como, por ejemplo, crear un campo que indique cuánto tiempo lleva un ítem en una lista desde que se creó y que además se actualice automáticamente cada cierto tiempo.

Existe una función para las columnas calculadas de las listas de SharePoint Online llamada TODAY().

Si en la lista creamos una columna calculada con la fórmula =TODAY()-Created, veremos que nos realizará correctamente el cálculo. Sin embargo, mientras no haya ninguna modificación en el ítem, seguirá mostrando el mismo valor día tras día. Para que lo haga, deberemos modificar el ítem y aún así no nos modificará el resto de ítems de dicha lista. En este artículo vamos a ver cómo con la ayuda de Flow, podemos hacerlo sin mucha dificultad.

En primer lugar he creado una lista para hacer las pruebas y he creado unas cuantas columnas para simular una lista en la que nuestros usuarios crearán incidencias y queremos un campo actualizado cada hora que nos indique el tiempo que llevan puestas las que no están resueltas.

Esto es el detalle de los campos usados en la lista:

El campo o columna «Categoría» es del tipo «Elección» y tiene como valores «HardWare», «SoftWare Interno», «SoftWare Terceros» y «Periféricos».

El campo o columna «Prioridad» es del tipo «Elección» y tiene como valores «Normal», «Urgente» y «No Urgente».

El campo o columna «Status» es del tipo «Elección» y tiene como valores «Pendiente», «En Curso» y «Resuelta».

El campo «Creado» lo modificaremos para que muestre fecha y hora en el formato Estándar.

El campo «TodayDate» es el campo que nos mostrará la fecha y hora actuales, también en el formato Estándar.

Y finalmente tenemos el campo «Dias_Inc» del tipo «Calculado», que nos mostrará la diferencia en días entre la fecha y hora actual, y la fecha y hora de su creación.

A tener en cuenta en la fórmula:

• Utilizamos la condición «IF».
• La función va en Inglés.
• Primero la condición, un punto y coma, el valor si la condición es verdadera, otro punto y coma, y el valor si la condición es falsa.
• Van puntos y comas porque en la configuración regional de mi equipo tengo puesto el «;» como símbolo para el separador de listas (si no os funciona, probad con una coma).
• Y la fórmula: =IF(Status="Resuelta";"";(TodayDate-Creado)).

Una vez configurada, si añadimos algunos ítems, veremos que nos calcula el valor, pero no se actualiza hasta que no volvemos a editar los ítems. Con todo esto preparado, ya podemos ir a Flow a través del lanzador de aplicaciones de Office 365 (símbolo de los 9 cuadraditos blancos sobre fondo azul de la esquina superior izquierda). 

Vamos a «Mis Flujos» y le damos a «Nueva» > «Crear desde cero»:

Nos aparecerá la interfaz para empezar a poner lo que queramos. Lo primero que haremos es buscar «periodicidad» o «programación» («recurrence» en inglés) y nos encontrará la primera acción que necesitamos, la seleccionamos:

Veremos algo como esto y podremos empezar a trabajar con nuestra primera acción:

Aquí podemos configurar la periodicidad y agregar otros parámetros. Yo, para las pruebas, lo he puesto tal que así:

Esto, en realidad, será nuestro «Timer Job». Lo programaremos en función de lo que queramos conseguir. Le damos al botón de «Nuevo Paso» y buscamos la acción «Obtener» («Get» en inglés). Escogiendo la acción «Obtener Elementos SharePoint»:

Al añadir esta acción, podemos escoger la colección de sitios y la lista a la que lo queremos aplicar:

El siguiente paso del Flow será el de aplicar una acción a cada uno de los elementos obtenidos en el paso anterior, es decir, en todos los elementos de la lista escogida. Para hacerlo le damos a «Nuevo Paso» y pinchamos en el botón «Control»:

Nos aparecerán varias opciones escogiendo la de «Aplicar a cada uno»:

Ello nos pondrá el control para configurarlo. Pincharemos en el cajetín vacío y nos aparecerá la opción lateral para escoger el «Valor – Lista de Elementos»:

Seguidamente agregaremos una acción dentro del Control y buscaremos por «Actualizar» («Update» en inglés):

Esto nos colocará la acción y podremos escoger la colección y la lista que queremos actualizar que, en este caso, será la misma que en el paso anterior:

Una vez seleccionada la lista, nos aparecerán los campos de la misma. Tendremos que indicarle qué queremos hacer con sus valores al actualizarlos:

En todos ellos, dejaremos el mismo valor que tienen y que hemos obtenido en el paso anterior. Para hacerlo pincharemos en el campo y nos aparecerán las opciones a la derecha. Buscaremos la que le corresponde, en el Identificador el ID y en el título, el Título:

En el caso de los campos con un desplegable, es un poco distinto. Si desplegamos aparecerán las opciones del campo definidos en la configuración de la lista, pero aparece una opción para escribir un valor personalizado, lo cual hará que aparezca de nuevo el menú lateral en el que podremos escribir el valor recogido antes, es decir, para que le podamos poner el mismo valor que tenía antes:

Debería quedarnos así:

Finalmente, configuramos el campo que realmente nos interesa que Flow sí actualice (hasta ahora hemos dejado los valores tal y como estaban), es decir, el «TodayDate». Pinchamos en el campo y en el menú lateral escogemos la pestaña expresiones:

Si tuviéramos algún problema con la definición del sitio y su configuración horaria, podemos agregar o quitar tiempo a dicha función con addhours().

Como ejemplo, añadir una hora a la fecha actual sería > addhours(utcnow(),1).

Yo lo he dejado con addhours(utcnow(),0) por si lo tengo que modificar en algún momento. Al final nos tiene que quedar así:

Ya tenemos el flujo terminado, lo guardamos, le ponemos el nombre que queramos (pinchando en el nombre nos dejará editarlo), y lo probamos para comprobar que no haya errores.

A partir de aquí veremos cómo se nos actualiza el valor del campo «TodayDate» cada hora,  indicándonos el tiempo que llevan abiertas las incidencias no resueltas de nuestra lista.

Historial de ejecuciones del Flow:

Así nos quedaría la Lista:

Y esto es todo, un saludo!